Remote: Gefahrloses kreatives Zusammenarbeiten in der Krise

Die Corona-Krise hält die ganze Welt in Atem. Zum Schutz unserer Gesundheit werden Sozialkontakte eingeschränkt oder überhaupt untersagt. Das hat natürlich auch gravierende Auswirkungen auf die Wirtschaft und die Arbeitswelt. Zum Glück gibt es heute jedoch die elektronischen Medien und die virtuelle Welt. In diese digitale Welt kann man sich flüchten, ohne Gefahr zu laufen, sich mit irgendeinem bösen Virus zu infizieren. Abgesehen von Computerviren – aber das ist eine andere Geschichte.

Bei Lockruf nutzen wir diese technischen Möglichkeiten schon lange und möchten hier ein paar Einblicke und Tipps geben, wie Remote-Zusammenarbeit funktionieren kann.

Die Krise als Chance

Arbeitskonferenzen, Teambesprechungen und sogar Krisensitzungen können heute via Skype, in Form von Videokonferenzen oder per Chat durchgeführt werden. Die derzeitige Krisensituation kann deshalb auch durchaus als Chance bezeichnet werden, um den Umgang mit den Neuen Medien zu praktizieren.

In vielen Unternehmen ist die Remote-Arbeit bereits zu einem Bestandteil der innerbetrieblichen Beschäftigung geworden. Auch das Homeoffice wird in vielen Branchen bereits praktiziert. Auch Klein- und Mittelbetriebe können die Chance nutzen, um sich mit diesen Techniken vertraut zu machen. Gerade in der Krisenzeit bietet die Remote-Zusammenarbeit gute Möglichkeiten, um den Betrieb auch ohne direkten Kontakt mit Mitarbeitern weiterlaufen zu lassen.

Hier erfahren Sie, wie Sie als Unternehmer, Mitarbeiter oder Geschäftsführer eines (kleineren) Unternehmens trotz sozialer Einschränkungen in der Lage sein können, weiterzuarbeiten und mit Geschäftspartnern, Kunden oder Lieferanten in Kontakt zu bleiben.

Die Remote-Zusammenarbeit

Der Begriff Remote-Arbeit bezeichnet eine Form der Zusammenarbeit, die ausschließlich auf digitaler Ebene stattfindet. Remote stammt aus dem Englischen und bedeuten eine Zusammenarbeit aus der Ferne. Zur Remote-Zusammenarbeit zählen beispielsweise Videochats oder Videokonferenzen. Einzige Voraussetzungen dafür sind die dafür notwendigen technischen Endgeräte wie PC, Laptop, Tablet oder Smartphone sowie eine gute WLAN-Verbindung oder ein Wi-Fi. Die meisten Menschen verfügen heute bereits über diese Technologie und auch Ihr Unternehmen wird damit ausgestattet sein.

Vorteile der Remote-Arbeit

Die Vorteile, welche diese Art der digitalen Zusammenarbeit bietet, sind vielfältig. Dazu zählen hauptsächlich:

• Ortsunabhängigkeit
  Remote-Arbeit kann von fast überall auf der Welt ausgeführt werden. Egal, ob man sich in der eigenen Wohnung oder am Urlaubsort befindet. Das gilt natürlich nicht nur in Krisenzeiten, sondern generell.

• Sparpotenzial
  In der Remote-Arbeit steckt auch ein gewisses Sparpotenzial. Mitarbeiter müssen dadurch nicht mehr täglich zu ihrem Arbeitsplatz pendeln, was vor allem Zeit und Geld spart. Der Arbeitgeber erspart sich damit teure Büroeinrichtungen und in manchen Fällen auch Mietkosten für große Büroräumlichkeiten. Und natürlich sparen Sie auch die Kosten, die zum Beispiel wir als Agentur berechnen müssten, wenn wir direkt zu Ihnen kommen.

• Reduktion der Fluktuationsrate
  Studien haben gezeigt, dass Remote-Mitarbeiter effizienter arbeiten und eher bereit sind, Überstunden zu machen. Die Mitarbeiterfluktuation bleibt dadurch ebenfalls wesentlich niedriger.

Werkzeuge der Remote-Arbeit

Um ein umfangreiches und effizientes Remote-Arbeiten möglich zu machen, ist die Nutzung verschiedener Instrumente eine unabdingbare Voraussetzung. Die Remote-Mitarbeiter müssen Zugriff auf diverse Tools wie Videotelefonie, Chatfunktionen, soziale Medien und ein Intranet haben.

Videochat und Videokonferenzen in Zeiten der Krise

Gerade wichtige Besprechungen oder Teamsitzungen dulden auch in Krisenzeiten keinen Aufschub. Da soziale Kontakte derzeit nur eingeschränkt möglich sind, empfiehlt es sich, diese Besprechungen via Videotelefonie oder bei Videokonferenzen durchzuführen.

Technische Voraussetzungen für die Videotelefonie

Die technischen Voraussetzungen, die man für die Durchführung eines Videochats braucht, sind bereits in allen heute gebräuchlichen Endgeräten vorhanden. Die meisten Notebooks verfügen bereits über eine integrierte Kamera für die Videotelefonie. Im Extremfall können jedoch externe Webcams eingesetzt werden. Da die meisten Internetverbindungen breitbandig sind, ist auch die Geschwindigkeit der Datenübertragung kaum ein Problem. Eine weitere Möglichkeit für den Videochat ist die Nutzung eines Skypes. Aber auch zahlreiche Apps stehen für den Videochat zur Verfügung. Dazu gehören Whats App, Telegram, Signal oder Threema. Wir nutzen diese Möglichkeiten und Sie haben dadurch die Gelegenheit, mit uns in dieser Form zusammenzuarbeiten.

Wie funktioniert ein Videochat?

Ein Videochat ist nichts anderes als ein Telefonat, welches über das Internet geführt wird. Vielfach wird der Videochat deshalb auch als Videotelefonie bezeichnet. Die Verbindung läuft dabei über den Laptop oder ein anderes Endgerät mit eingebauter Videokamera oder einer externen Videokamera. Darüber hinaus braucht man ein entsprechendes Programm, welches den Chat technisch unterstützt. Wir haben für Sie die oben erwähnten Techniken kurz erwähnt. Sie müssen sich nur noch über einen Anbieter anmelden, den auch wir verwenden und können so mit uns in Kontakt treten. Die Qualität der Bild- und Tonübertragung hängt dabei von der Qualität ihrer Webcam und ihres Mikrofons ab. Die Anmeldung bei einem Anbieter wie Skype oder WhatsApp erfolgt in der Regel via E-Mail, durch die Mobilfunknummer oder Ihrer Festnetznummer.

Das sollten Sie beim Videochat beachten:
Beim Videochat sollten Sie jedoch einige Punkte beachten.

1. Kündigen Sie Ihren Videochat am besten per SMS an.
2. Achten Sie auf korrekte Kleidung.
3. Führen Sie den Chat, wenn möglich, aus einer ungestörten Umgebung durch.
4. Sind mehrere Personen am Chat beteiligt, lassen Sie alle ausreden.

Wie läuft eine Videokonferenz ab?
Videokonferenzen sind heute besonders effizient und kostengünstig. Man erspart sich dadurch auch die Kosten und Strapazen für die Reise zu einem Konferenzort, was gerade in der jetzigen Situation vorteilhaft ist. Allerdings ist die Einrichtung einer guten Videokonferenz nicht nur vom technischen Equipment abhängig, sondern auch von der Wahl des richtigen Konferenzraumes.

Technische Voraussetzungen für einen Videokonferenz

Bei der technischen Ausstattung stehen nicht nur eine schnelle Internetverbindung und eine störungsfreie WLAN-Verbindung im Vordergrund, sondern auch Beamer und Monitore. Eine gewöhnliche Webcam reicht für die Anforderungen einer Videokonferenz meist nicht aus.
Aus diesem Grund erfordert eine Videokonferenz eine etwas umfangreichere technische Ausstattung. Zu den wichtigsten Elementen gehören:

• Videokonferenzsysteme
  Zu diesen zählen all jene Geräte, auf welchen die Videokonferenz übertragen wird und abläuft. Heute unterscheidet man verschiedene Systeme für Videokonferenzen. In erster Linie werden Desktopsysteme, Rollabouts oder Raumsysteme verwendet. Bei Desktopsystemen fungiert ein PC als zentrales Element. Dieser PC ist zusätzlich mit einem Headset und einer externen Webcam ausgestattet. Settop-Boxen oder Rollabouts sind kompakte Videokonferenzgeräte, welche alle notwendigen Details bereits vorinstalliert haben. Raumsysteme bestehen aus separaten Geräten wie Monitore, Kameras und Mikrofone, die sich flexibel einsetzen lassen. Für kleinere Unternehmen eignen sich in Zeiten der Corona-Krise jedoch bereits Desktopsysteme. Diese sind kostengünstig und schnell installiert. Auch beim Homeoffice finden diese Systeme Anwendung.

• Ausstattung von Konferenzräumen
  Die Wahl des richtigen Konferenzraums spielt ebenfalls eine große Rolle. Das gilt allerdings hauptsächlich für große Konferenzen, die international ablaufen. Aber auch wichtige strategische Konferenzen können darauf nicht verzichten. Wollen Sie mit Geschäftspartnern im Rahmen einer Videokonferenz verhandeln, so sollte der Konferenzraum, aus dem die Konferenz übertragen wird, einem stilvoll eingerichteten Besprechungsraum gleichen. Zudem ist eine gute Beleuchtung wichtig, denn die Konferenzteilnehmer wollen sich auch im Bild erkennen können. Außerdem sollte der Raum über eine gute Schallisolierung verfügen, um Rückkoppelungseffekte zu vermeiden und die Tonqualität auf hohem Niveau zu halten.

Das sollten Sie bei einer Videokonferenz beachten

Auch für die Durchführung von Videokonferenzen gibt es einige Erfolgsregeln.

• Sammeln Sie bereits vor der Konferenz die notwendigen Fragen

• Überprüfen Sie die technischen Einrichtungen vor Beginn der Konferenz

• Wählen Sie den richtigen Ort für die Konferenz

• Achten Sie auf gute Licht- und Tonqualität

• Beugen Sie Störungen durch andere Personen vor

Wie bei einer normalen Konferenz gelten auch für jede Videokonferenz die gleichen Regeln. Es sollte auf jeden Fall ein Konferenz-Moderator festgelegt werden. Dieser sorgt in erster Linie dafür, dass die Wortmeldungen geordnet bleiben und nicht gleichzeitig erfolgen. Beim Gespräch mit dem Gegenüber erfolgt dieses via Kamera. Blicken Sie daher in die Kamera, wenn Sie mit einem Konferenzteilnehmer sprechen. Am Ende der Konferenz sollten die einzelnen Ergebnisse schriftlich in einem Protokoll erfasst werden.

Die wichtigsten Tools für Videokonferenzen und Videochats

Es gibt mittlerweile eine Vielzahl von Softwareanbietern, welche die passenden Tools für eine Videokonferenz oder einen Videochat zur Verfügung stellen. Viele davon können sogar eine Zeit lang kostenlos genutzt werden.

Skype
Skype ist das bekannteste Tool für Videochats oder Videokonferenzen. Skype wurde bereits 2003 eingeführt und gehört seit 2011 zu Microsoft. Das Tool ermöglicht einen kostenlosen Zugang zur Internettelefonie. Man kann Sykpe als Anwenderprogramm nutzen oder über den Browser downloaden. Skype ermöglicht den Videochat mit fast jedem Headset oder Mikrofon. Beim Chat können auch Textnachrichten in formatierter Form versendet werden.

Microsoft Teams
Dabei handelt es sich um eine Kommunikationsplattform mit der man Chats und Besprechungen online durchführen und Nachrichten versenden und empfangen kann. Aufgrund der Corona-Krise war dieser Dienst zeitweise jedoch überlastet.

WhatsApp
WhatsApp zählt ebenfalls zu den am häufigsten genutzten Tools für die Remote-Zusammenarbeit. Der Dienst wurde 2009 ins Leben gerufen und gehört zur Facebook Inc. WhatsApp bietet seine Dienste in erster Linie für mobile Endgeräte wie Smartphones oder Tablets an. Seit 2015 gibt es auch eine Version dieser App, welche browsergetstützt verwendet werden kann.

Telegram
Telegram ist ein Instant-Messaging-Dienst, der Cloud-basiert arbeitet und kostenlos genutzt werden kann. Er eignet sich sowohl für den PC als auch für Smartphones, Tablets oder Smartwatches. Mit Telegram können cloudbasierte Chats durchgeführt werden oder auch geheime Chats.

Signal
Signal ist ebenfalls ein freier Messenger, der Inhalte verschlüsselt übermittelt. Aufgrund der Sicherheitstechnologie können alle versendeten Daten weder von Dritten noch vom Betreiber selbst eingesehen werden. Dieser Dienst eignet sich daher besonders für die Übermittelung vertraulicher Inhalte.

Threema
Dieser Messaging-Dienst ist ein Produkt aus der Schweiz und wurde speziell für die Nutzung auf mobilen Endgeräten konzipiert. Allerdings ist bei diesem Dienst die dazugehörige Software nicht kostenlos erhältlich.

Tipps für die Remote-Arbeit

Für die Remote-Arbeit können Sie alle hier erwähnten Tools verwenden. Welches Tool für Ihr Unternehmen das passendste ist, hängt allerdings von den individuellen Voraussetzungen ab. Das betrifft die Daten, welche übermittelt werden sowie die technischen Geräte, die man verwendet wie PC oder Smartphone. Hier finden Sie die wichtigsten Themen, die Sie bei der Remote-Arbeit berücksichtigen sollte.

Sicherheit
Wenn Sie Ihre Mitarbeiter anweisen remote zu arbeiten, stellen Sie sicher, wer auf welche Informationen zurückgreifen darf. Wenn Mitarbeiter von zuhause aus auf privaten Geräten arbeiten, sorgen Sie dafür, dass Ihr Firmennetzwerk über einen aktuellen und soliden Virenschutz verfügt. Sie können auch dafür sorgen, dass Sie Mitarbeiter mit eigener Firmenhardware für zuhause versorgen. Zur Übermittlung sensibler Daten können Sie ein VPN (Virtuelles privates Netzwerk)verwenden.

Mitarbeitermotivation
Ein wesentlicher Punkt bei der Remote-Zusammenarbeit ist die Motivation der einzelnen Mitarbeiter. Sind die Mitarbeiter nicht gemeinsam in einem Büro anwesend, so ist ein Feedback über die geleistete Arbeit nur schwer möglich. Deshalb ist es notwendig, Mitarbeitern auch bei der Telearbeit stets ein Feedback zukommen zu lassen. Das gilt nicht nur für Kritik, sondern auch für gut geleistete Arbeit.

Arbeitsabläufe
Nicht zuletzt muss auch bei einer Remote-Zusammenarbeit der genaue Arbeitsablauf gewährleistet sein. Stellen Sie vorab fest, welche Prozesse wie und mithilfe welcher Tools am besten ablaufen können.

Rechtliche Rahmenbedingungen für die Heimarbeit

Wenn Sie in Ihrem Unternehmen Mitarbeiter zum Arbeiten nach Hause schicken, so gelten natürlich weiterhin die arbeitsrechtlichen Bedingungen. Die wichtigsten Fragen, die damit im Zusammenhang stehen sind:

• Anordnung von Homeoffice
  Die Remote-Zusammenarbeit kann nicht einseitig vom Arbeitgeber angeordnet werden. Es besteht jedoch die Möglichkeit, Mitarbeitern zu empfehlen, künftig von zuhause aus ihrer Arbeit nachzugehen.

• Arbeitszeiten
  Die üblichen Arbeitszeiten, die in Ihrem Unternehmen gelten, ändern sich auch bei der Remote-Arbeit nicht. Allerdings können durchaus flexiblere Arbeitszeitmodelle in Erwägung gezogen werden.

• Lohn- und Gehaltsfortzahlung
  Löhne und Gehälter werden auch im Fall einer Quarantäne weiter an den Mitarbeiter ausgezahlt. Der Arbeitgeber hat jedoch die Möglichkeit, die Gehaltszahlungen innerhalb von drei Monaten nach der Quarantänezeit bei den zuständigen Ämtern und Behörden rückerstatten zu lassen.

Fazit

Diese Hinweise für die Remote-Zusammenarbeit gelten natürlich nicht nur für die Corona-Krise. Auch in Zukunft wird diese Form des Arbeitens immer wichtiger werden. In vielen Branchen sind Homeoffice und Remote-Arbeit bereits zu einem fixen Bestandteil des betrieblichen Alltags geworden. In Deutschland verfügt laut einer Statistik vom Bundesverband für digitale Wirtschaft (BVDW)immerhin bereits über die Hälfte aller Unternehmen über die technischen Voraussetzungen für eine erfolgreiche Remote-Zusammenarbeit.

Nutzen Sie deshalb die derzeitige Krise auch als Chance. Wenn Sie mit dem technischen Equipment Probleme haben oder weitere Informationen für eine Remote-Zusammenarbeit benötigen, setzen Sie sich mit uns in Verbindung.

Welches Equipment verwendet eigentlich Lockruf?

Es gibt natürlich viele Hardware-Hersteller und Software-Anbieter für die verschiedensten Anwendungsgebiete. Oft werden wir gefragt „Und was benutzt Ihr jetzt?“ Darauf geben wir natürlich auch hier mal eine kurze Antwort:

Verwendete Hardware: Als externe Webcam verwenden wir z.B. die Logitech Brio Webcam oder die C930 Business Webcam.
Als Mikrofon nutzen wir das Yeti, welches in unseren Augen ein sehr gutes Preis-Leistungsverhältnis hat und dann doch für einen etwas besseren Klang bietet, als die integrierten Webcam-Mikrofone. .

Auf Softwareseite setzen wir auf Microsoft Team, Skype, WhatsApp, Telegram, FB-Messenger, Threema, Signal.

Unter uns: Es funktionieren natürlich auch wesentliche günstigere Hardwarelösungen und es gibt auch noch mehr Softwarelösungen als wir hier auflisten können.

Wichtig ist, dass man flexibel bleibt und „halt etwas unternimmt“. Wir hier bei Lockruf wollen immer versuchen, es Ihnen so leicht wie möglich zu machen. Dafür stehen wir natürlich mit Rat und Tat zur Seite und wenn Sie gerne mit einer Lösung arbeiten wollen, die wir bislang noch nicht auf dem Schirm haben: Immer her damit – wir freuen uns auf neue Herausforderungen.

In diesem Sinne,
eure Lockrufer (aus Kassel in die ganze Welt)

Thomas & Andy

P.S. Bei Fragen und Anregungen einfach einen Kommentar hinterlassen!